Assistant/assistante de Direction

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez la Direction Générale du CCAS. Chaque jour, vous assisterez le Directeur Général du CCAS, organiserez et réaliserez les tâches de secrétariat, assurerez le suivi des dossiers et apporterez votre aide en matière d’organisation, de communication, d’information, d’accueil et de classement. Vous faciliterez également les échanges d’informations au sein de la Cohésion Sociale et Urbaine et du CCAS, assurerez le remplacement du secrétariat du Directeur Général Adjoint de la Cohésion Sociale et Urbaine en cas d’absence et traiterez les demandes signalées.

Vos missions au quotidien :

Vous assurerez la dactylographie, la mise en page et la reprographie des notes et documents divers rédigés ou dictés par votre supérieur, ainsi que leur classement chronologique, leur transmission aux destinataires et l’archivage des dossiers. Vous prendrez des notes et rédigerez des comptes rendus lors des réunions. Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, le filtrage et l’orientation des appels, la prise et la transmission des messages, ainsi que le renseignement sur l’état d’avancement de certains dossiers. Vous accueillerez les personnes ayant ou désirant un rendez-vous avec votre supérieur. Vous assurerez également le suivi du courrier et de la messagerie de votre supérieur, notamment la lecture et la ventilation du courrier selon ses instructions, ainsi que la consultation, la saisie et l’édition de messages pour son compte. Vous participerez au suivi des dossiers et des projets de la direction générale, informerez sur leur avancement et assurerez le classement régulier des dossiers. Vous entretiendrez des liens avec l’ensemble des services du CCAS et ses nombreux partenaires (État, ARS, Conseil départemental, associations, etc.), afin de garantir à la direction générale des échanges réguliers favorisant la réussite des actions menées et de l’ensemble des actions médico-sociales du CCAS. Vous réaliserez également des recherches documentaires à la demande de votre hiérarchie et diffuserez les informations recueillies. Vous assurerez le contrôle formel et le suivi des parapheurs soumis à la lecture et à la signature de votre supérieur, notamment par la vérification des bordereaux de suivi et le pointage des pièces annexes. Vous assurerez la tenue de son agenda, avec la prise de rendez-vous et son adaptation régulière, ainsi que l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, convocation des personnes, etc.). Vous assurerez enfin le remplacement du secrétariat du DGA Cohésion Sociale et Urbaine.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro des métiers du secrétariat,
• Vous maîtrisez l’orthographe, la grammaire, les outils bureautiques et les logiciels métiers,
• Vous connaissez l’organisation du CCAS et portez un intérêt à l’action sociale,
• Vous savez assurer l’accueil du public, communiquer avec courtoisie et adapter votre discours aux interlocuteurs,
• Vous maîtrisez le classement, l’archivage et le suivi des dossiers,
• Vous êtes organisé, rigoureux, réactif et disponible,
• Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité et d’un bon sens relationnel.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez une expérience secrétariat administratif, idéalement au sein d’un CCAS ou d’un service social.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.