Assistant/assistante de gestion administrative

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez le service « soutien » de la Direction déléguée aux Relations Publiques. Ce service apporte une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président, et facilite la circulation de l’information au sein de la direction ainsi qu’auprès des services de la Métropole Nice Côte d’Azur et de la Ville de Nice. Chaque jour, vous organiserez et réaliserez les tâches de secrétariat, assurerez l’accueil et la prise d’appels téléphoniques, réceptionnerez, traiterez et diffuserez les informations, et constituerez et suivrez les dossiers.

Vos missions au quotidien : 

Vous assurerez la dactylographie et la mise en forme des documents, notamment la rédaction et la dactylographie des notes et courriers, la mise en page des documents du service, leur transmission pour validation à votre supérieur et le suivi du circuit des signatures. Vous établirez également des tableaux Excel et Word et participerez aux réunions nécessitant la présence du secrétariat afin d’assurer la prise de notes. Vous assurerez la tenue de l’agenda électronique de votre supérieur, organiserez les réunions de travail et les rendez-vous, préparerez et centraliserez les dossiers afférents et gérerez les déplacements et réservations, notamment de véhicules et de chauffeurs. Vous apprécierez et gérerez les urgences et organiserez les priorités. Vous assurerez l’accueil direct et téléphonique, notamment l’accueil, le filtrage et l’orientation des communications et des personnes. Vous prendrez les messages, délivrerez des renseignements sur l’état d’avancement des dossiers et assurerez la constitution et la mise à jour des contacts téléphoniques. Vous assurerez la constitution, le suivi et le classement des dossiers, notamment par la collecte d’informations transversales, l’harmonisation des dossiers et la gestion des retours d’informations les concernant. Vous réaliserez le classement et l’archivage, sur support papier et informatique, assurerez le suivi des dossiers ainsi que le suivi des courriers. Vous assurerez enfin les procédures de commande de matériel et de fournitures de secrétariat.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 en secrétariat, STG/STMG et/ou assistanat de direction,
• Vous connaissez l’organisation des collectivités, leurs compétences et leurs partenaires,
• Vous maîtrisez les procédures administratives, le respect des délais et la gestion des priorités,
• Vous savez recueillir, vérifier, organiser et transmettre les informations avec rigueur,
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels métiers, ainsi que les règles de classement,
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse,
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et disponible, avec un bon sens relationnel, de l’écoute et de la diplomatie,
• Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité et de sens de l’initiative.

Et c’est un vrai plus si : Vous disposez d'une expérience en gestion administrative, secrétariat et/ou assistanat.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.