Assistant/Assistante de Direction

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez le service « soutien » de la Direction déléguée aux Relations Publiques. Ce service apporte une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président, et facilite la circulation de l’information au sein de la direction ainsi qu’auprès des services de la Métropole Nice Côte d’Azur et de la Ville de Nice. Chaque jour, vous assisterez le Directeur de Cabinet dans l’organisation et le suivi de son activité, assurerez l’accueil physique et téléphonique, gérerez les informations et les dossiers, et veillerez à la coordination des priorités.

Vos missions au quotidien : 

Vous assurerez la gestion de l’agenda du Directeur de Cabinet en organisant les réunions, rendez-vous et déplacements, en préparant les dossiers nécessaires et en gérant les priorités ainsi que les situations urgentes. Vous rédigerez, mettrez en forme et assurerez la dactylographie des notes, courriers, tableaux et autres documents administratifs, dans le respect de la charte graphique de la collectivité. Vous accueillerez, renseignerez et orienterez les interlocuteurs, tant physiquement que par téléphone. Vous assurerez le filtrage des communications, la prise de messages, le suivi des demandes et la mise à jour des contacts. Vous constituerez, suivrez et mettrez à jour les dossiers administratifs en collectant les informations nécessaires, en assurant leur harmonisation, leur classement et leur archivage, ainsi que le suivi des e-courriers et des retours d’information. Vous participerez au bon fonctionnement du service en assurant la mise à jour des tableaux d’astreinte, le suivi des procédures administratives et la gestion des commandes de fournitures.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac+2 en secrétariat, STG/STMG, assistanat de direction ou équivalent,
• Vous maîtrisez les procédures administratives, les outils bureautiques et les logiciels métiers,
• Vous possédez d’excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles,
• Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et assurer le suivi des dossiers,
• Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d’un bon sens relationnel,
• Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires.

Et c’est un vrai plus si : Vous disposez d'une expérience en gestion administrative, secrétariat et/ou assistanat.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B ou C de la filière Administrative.