Gestionnaire administratif (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez le groupe Rédactionnel de la Direction des Relations avec les Citoyens, chargé du traitement des doléances adressées à la Direction Proximité et Vie des Quartiers, en lien avec les élus, les directions opérationnelles de la Ville de Nice et de la Métropole, ainsi qu’avec les partenaires institutionnels, comités de quartier et syndics de copropriété. Chaque jour, vous traiterez les courriers et doléances des usagers, assurerez le suivi des dossiers sensibles et apporterez un soutien administratif au service.

Vos missions au quotidien :

Vous assurerez le suivi et le traitement des courriers de la direction, de leur enregistrement à la rédaction des accusés de réception et des réponses aux administrés, en lien avec les services opérationnels concernés. Vous veillerez au suivi des dossiers, à la gestion de la boîte mail générique, au suivi des circuits de signature ainsi qu’à la tenue de tableaux de bord et à la mise à jour des bases de données. Vous participerez aux missions de secrétariat en organisant des réunions, en rédigeant et diffusant des comptes rendus, en mettant en forme des documents, en assurant l’accueil physique et téléphonique, ainsi qu’en gérant le classement, l’archivage et les recherches documentaires. Vous serez également chargé de réaliser une veille juridique, institutionnelle, médiatique et sur les réseaux sociaux afin d’identifier les informations utiles à la communication auprès des administrés et partenaires, et contribuerez à l’élaboration de statistiques et de bilans liés à l’activité du service.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC Pro en gestion administrative et/ou secrétariat, 
• Vous connaissez l’organisation de la direction et de la collectivité et savez renseigner et orienter les usagers,
• Vous maîtrisez les procédures administratives, les logiciels métiers ainsi que les outils bureautiques,
• Vous savez recueillir, vérifier, organiser et classer des données avec rigueur dans le respect des procédures,
• Vous respectez la confidentialité des informations et les délais d’exécution des dossiers,
• Vous possédez une excellente maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles grammaticales, avec de bonnes capacités rédactionnelles,
• Vous êtes à l’aise dans les échanges téléphoniques et la relation avec les usagers.

Et c’est un vrai plus si : Vous possédez une expérience en gestion administrative, secrétariat ou accueil en collectivité ou structure publique.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.