Gestionnaire administratif (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de l’Éducation, la cellule « Conseils d’école » occupe un rôle stratégique dans la coordination des informations issues des conseils d’école qui réunissent chaque trimestre, dans les 149 écoles publiques niçoises, les équipes enseignantes, les représentants des parents d’élèves et les élus municipaux. Cette cellule assure la préparation, le traitement et le suivi des demandes formulées lors de ces conseils, notamment en matière de travaux. Pour cela, les gestionnaires échangent régulièrement avec les directeurs d’école et centralisent les informations recueillies auprès des directions municipales et métropolitaines intervenant dans les écoles. Au-delà de la gestion des demandes, la cellule exerce une veille attentive et active sur les besoins, les évolutions et les spécificités de chaque école. Chaque gestionnaire est en charge d’un secteur regroupant plusieurs écoles, garantissant ainsi un suivi de proximité et une réponse adaptée aux réalités du terrain.

Vos missions au quotidien :

Vous assurerez le recueil, le traitement et l’analyse des données et documents relatifs aux travaux d’aménagement et aux dispositifs mis en place dans les établissements scolaires. Vous rédigerez et actualiserez des fiches synthétiques claires et structurées destinées à informer les élus sur les spécificités, besoins et évolutions de chaque école. Vous assurerez des échanges réguliers avec les directions municipales, métropolitaines et les directions d’école afin de garantir une circulation fluide de l’information et une mise à jour constante des données. Vous réaliserez la saisie, la mise en forme et la présentation de documents à l’aide d’outils bureautiques adaptés (tableaux de suivi, rapports, présentations Word et Excel) et rédigerez des courriels, comptes rendus et fiches en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes. Vous participerez à la préparation et au traitement des demandes des conseils d’école, notamment au suivi des travaux dans les écoles : renseignement des ordres du jour des conseils d’école trimestriels, envoi des informations aux élus siégeant en conseil d’école via des fiches préétablies, recherche et centralisation des informations auprès des directions municipales et métropolitaines intervenant dans les écoles et leurs abords, traitement et analyse des demandes formulées dans les comptes rendus de conseils d’école, envoi de courriels aux élus, directeurs d’école et représentants des associations de parents d’élèves, suivi des demandes entre chaque conseil d’école et saisie des demandes de travaux dans le logiciel ASTECH. Vous participerez également, de manière occasionnelle, à des visites d’écoles et à la rédaction des comptes rendus associés, rédigerez des projets de réponses aux courriers de parents d’élèves, syndics ou particuliers concernant des demandes de travaux ou des problématiques de sécurité, et pourrez assister, à la demande de la hiérarchie, aux conseils d’école à titre consultatif.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BEP/CAP à BAC Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative, 
• Vous maîtrisez l’outil informatique et possédez de bonnes qualités rédactionnelles,
• Vous savez analyser, synthétiser et traiter efficacement les informations,
• Vous êtes organisé, rigoureux et savez gérer vos priorités,
• Vous avez un bon sens relationnel, de la diplomatie et savez communiquer avec différents interlocuteurs,
• Vous êtes autonome, réactif, polyvalent et disponible.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience en gestion administrative en collectivité territoriale. 

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative .