Gestionnaire administratif du personnel des écoles (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez la cellule de gestion administrative de la Direction de l’Éducation, en charge du suivi du personnel des écoles. Elle assure le calcul du temps de travail annualisé des agents, le suivi des absences et des arrêts de travail, la coordination des remplacements et renforts, ainsi que le suivi des interventions des sociétés de nettoyage dans les établissements scolaires. Chaque jour, vous contribuerez au bon fonctionnement des écoles en assurant la gestion administrative du personnel et en coordonnant les moyens nécessaires à la continuité du service. 

Vos missions au quotidien :

Vous assurerez la gestion administrative des accidents du travail en accueillant physiquement et/ou téléphoniquement les agents victimes d’un accident, en établissant la déclaration dans le respect des procédures en vigueur et en convoquant les agents concernés pour signature. Vous assurerez également la gestion administrative des arrêts de travail (maladie, maternité, congé exceptionnel, parental) en saisissant les absences dans les outils informatiques, en assurant le suivi des arrêts en lien avec la DRH – service des absences, en transmettant les informations nécessaires, en recherchant les dates de reprise, en vérifiant les justificatifs, en classant les dossiers et en informant hebdomadairement votre hiérarchie sur les absences pour organisation des remplacements, tout en exploitant les requêtes informatiques et en diffusant les informations liées aux incidences des arrêts maladie. Vous assurerez l’organisation des remplacements sur le terrain en recensant les besoins en entretien, nettoyage ou encadrement des enfants (ATSEM) dans les écoles, en lien avec les coordonnateurs de secteurs, puis en assurant l’affectation des agents remplaçants des pools afin de garantir la continuité du service. Vous assurerez également la gestion des renforts issus de la Direction de la Restauration Scolaire en procédant à leur affectation, en confirmant les missions par mail aux écoles et en tenant à jour les tableaux de suivi pour le paiement des heures complémentaires, en lien avec la restauration scolaire. Vous assurerez le suivi des vacataires en renfort (entretien, nettoyage et surveillance des enfants sur le temps méridien) en lien avec les équipes dédiées, ainsi que le suivi des interventions de la société privée de nettoyage lorsque les moyens internes ne permettent pas d’assurer le service. Vous assurerez la gestion des mouvements de grève en recensant le nombre de grévistes, en saisissant les informations dans les logiciels dédiés (HR Access et logiciel d’absences), en recevant et exploitant les tableaux transmis et en remontant les données à la DRH. Vous assurerez la gestion du temps annualisé du personnel des écoles en calculant les heures à effectuer en temps scolaire et non scolaire, en recherchant et analysant les fiches agents, en suivant les modalités de travail (activités périscolaires, temps périscolaires en écoles maternelles, élémentaires ou primaires), en mettant à jour les données informatiques et en travaillant en lien avec la DRH sur les situations de temps partiel ou de disponibilité. Vous assurerez l’accueil des agents et le traitement des demandes en assurant l’accueil physique et téléphonique du personnel des écoles, en traitant les courriels, en délivrant les informations quotidiennes et en assurant le classement et l’archivage des dossiers papier et dématérialisés. Vos missions occasionnelles seront : vous apporterez un appui aux autres cellules du service en cas de besoin impératif.

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BEP/CAP à BAC Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative, 
• Vous possédez des notions de gestion statutaire du personnel et connaissez les procédures administratives associées,
• Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels bureautiques et/ou métiers,
• Vous savez planifier et organiser les activités d’une équipe,
• Vous savez assurer la diffusion de l’information et rendre compte à votre hiérarchie,
• Vous savez évaluer des situations, réagir rapidement et faire face aux imprévus,
• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), méthodique et faites preuve d’autonomie,
• Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité.

Et c’est un vrai plus si : Vous avez déjà une expérience en gestion des ressources humaines.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative .