Coordinateur/Coordinatrice administratif et financier

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la DGA Grands projets et transports, la mission grands projets bâtimentaires a pour objectif de mener à bien les opérations immobilières majeures, structurantes pour le territoire, avec une attention particulière portée à l’innovation et à la transition écologique.

 

En qualité de Coordinateur/Coordinatrice administratif et financier vous :

• Vous participerez à la conception et à la planification des projets en appui du chef de projet,
• Vous vous substituerez au directeur de la mission grands projets bâtimentaires sur les sujets administratifs, financiers et de commande publique,
• Vous aiderez à la coordination générale et au management de projet, contribution au reporting projet, constitution des fonds de dossier des instances de gouvernance et pilotage, pilotage de l’AMO extérieur à la formalisation des arbitrages requis,
• Vous contrôlerez la qualité, préparation au fil de l’eau des audits et contrôles à venir.

 

MISSIONS PRINCIPALES :  Assistance et coordination à la direction de projets.

En qualité d'adjoint au chef de projet MAMAC, vous assisterez le chef de projet MAMAC en qualité d'adjoint :

 

♦ Sur le pilotage général de l'opération :

• Aide à la coordination générale du projet et au management de projet : coordination et suivi de l’activité des membres de l’équipe projet suivi et alertes sur la tenue des calendriers définis, mise en place d’actions correctives le cas échéant,

• Contribue au reporting du projet et à la formalisation des arbitrages requis, au pilotage de l'AMO, rédaction de comptes-rendus,

• Suit la mise en place et l'alimentation de la GED, met en place un contrôle qualité et une organisation des fonds documentaires et l'archivage de l'opération,

• Contribue à la bonne diffusion de l'information au sein de l'équipe projet.

 

En qualité de coordinateur/coordinatrice administratif et financier pour la DGA Grands projets et transports, vous seconderez le directeur de la mission sur les volets administratifs, juridiques et financiers des différentes opération :

 

 ♦ Vous prendrez en charge le volet rédactionnel suivant :

• Préparation des instances, suivi des plannings, contribution à la rédaction des délibérations,
• Préparation de notes d’informations sur les projets à l’attention des élus, du cabinet, de la direction générale, élaboration et mise à jour d’éléments de langage et fiches,
• Rédaction de conventions,
• Courriers et réponses aux courriers.

 

♦ Vous contribuerez au contrôle et à la consolidation du budget des opérations : 

• Assure le suivi financier des opérations en lien avec les chefs de projets, les services et veille à l’exécution,
• Assure l’interface avec les services opérationnels des équipes projets, établit les synthèses et les propositions,
• Rédige les dossiers de demandes de subventions et contribue à la préparation des appels de fonds et soldes de financements.

 

♦ Vous contribuerez au contrôle et à la consolidation des marchés :

• Prise en charge du suivi général des calendriers et suivi des délais, coordination et interface entre l’équipe projet et la DPACT,
• Aide à la rédaction des pièces administratives des marchés (DCE, RAO, avenants, etc.).

 

MISSIONS SECONDAIRES :

• Vous assisterez le directeur à la mission dans son quotidien (relaie ses besoins RH, en matière de moyens généraux, gestion agenda, etc.)
• Vous participerez aux missions administratives, juridiques et financières d’autres projets structurants de la DGA

 

 

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie A de la filière administrative et technique

 

Expérience : Expérience dans des services de maîtrise d’œuvre, d’ouvrage, de pilotage ou de conduites d’opérations acquis en collectivité, SEM, SPL, Etablissements Publics d’Aménagement ou l’Etat.

Domaine de diplôme : gestion, droit public, finances publiques, administration générale.

 

Compétences :

- Posséder des connaissances en finances publiques et droit public.

- Posséder de solides qualités rédactionnelles et de synthèse.

- Capacité à prioriser et à élaborer des outils d’aide à la décision.

- Connaître l’utilisation de logiciels standards et/ou métier.

- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction.

- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.

- Connaître l'organisation fonctionnelle de la ville de Nice et de la Métropole et suivre son évolution.

- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs.

- Travailler en réseau et en transversalité, connaitre les fondamentaux de la conduite de projet.

 

Qualités :

- Qualités rédactionnelles et de synthèse.

- Organisation, rigueur et rapidité.

- Sens du travail en équipe notamment en mode projet.

- Dynamisme et disponibilité.

- Autonomie.

- Aisance avec l'outil informatique.

- Discrétion.