Gestionnaire administratif (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Vous rejoindrez la Direction Générale Adjointe Famille, Éducation, Sports et Loisirs, au sein de la Direction de la Restauration scolaire et collective. Ce service élabore chaque jour 25 000 repas destinés aux écoles maternelles et primaires, aux centres de loisirs et aux structures de la petite enfance de la Ville de Nice. Son fonctionnement couvre l’ensemble du processus : réception des marchandises et denrées, modulation (retrait des emballages et décontamination), production culinaire (préparations chaudes et froides, modes de cuisson, découpes et portionnage), puis répartition (chargement dans des camions réfrigérés et livraison sur site). Chaque jour, vous accompagnerez les familles et les équipes en garantissant un suivi administratif clair et efficace, pour que le service reste fluide et fiable. 

Vos missions au quotidien : 

Vous assurerez le rôle de gestionnaire administrative du service, en prenant en charge la dactylographie et mise en page de courriers et notes, le suivi des signatures et du classement, ainsi que l’établissement et la gestion des dossiers nécessaires au service et à son supérieur. Vous participerez à l’accueil des usagers et des appels téléphoniques, la tenue de l’agenda, la prise de notes et rédaction de comptes rendus, la gestion des tableaux de bord, des indicateurs du service, ainsi que du suivi de la satisfaction des usagers et des enquêtes annuelles. Vous prendrez en charge le suivi et traitement des réclamations et demandes diverses, en consultant les services concernés, en rédigeant les courriers et notes nécessaires, et en gérant les demandes d’occupation des locaux (kermesses, goûters, Noël…). Vous contribuerez à la communication et promotion des activités de la restauration scolaire, en relisant et corrigeant les menus avant leur mise en ligne, en élaborant les supports pour les repas à thème et formations du personnel, et en participant à la gestion des commissions des menus. Vous assisterez également les chefs de secteur, en recueillant des informations depuis les restaurants scolaires, en tenant les tableaux de bord et en créant des documents et supports administratifs facilitant la gestion quotidienne. En missions ponctuelles, vous pourrez assurer l’accueil des administrés, le dispatching de documents entre la cuisine centrale et les restaurants scolaires, et apporter votre assistance au Directeur sur demande. En tant que correspondante RH, vous suivrez les activités du service, aiderez les agents en cas de besoin, et participerez au recensement des besoins en formation et à la gestion des absences (congés, ARTT…).

Ce qu'il faut savoir sur le poste :

Pourquoi nous ?

• Rémunération dynamique comprenant une indemnité mensuelle de fonction dont le montant dépend du niveau de responsabilité, et qui est réexaminée chaque année pour tenir compte de l’expérience acquise. De plus, des primes sont versées deux fois par an en juin et en novembre, et un Complément Indemnitaire Annuel (CIA) vient reconnaître l’engagement particulier de nos collaborateurs,
• 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés,
• 75% de prise en charge des transports et la possibilité de bénéficier du forfait mobilité durable,
• Participation à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif,
• Chèques vacances et culturels, avantages du comité d’œuvres sociales, accès gratuit aux musées et au Parc Phoenix pour les résidents métropolitains,
• Tickets restaurant (valeur faciale 10 €), hors directions disposant d’une cantine,
• Formations, ateliers de reconversion pour des perspectives d’évolution tout au long de la carrière et une école de management interne (Ecole des Cadres) offrant des parcours de bac+3 à bac+5.

Mais aussi pour :

• Agir concrètement pour une ville plus verte et plus résiliente
• Une métropole qui innove (tout en étant classée au patrimoine mondial de l’Unesco)
• Travailler là où d’autres partent en vacances
• Rejoindre une administration aux opportunités variées, avec plus de 580 métiers.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau CAP/BEP à BAC+2 en gestion administrative et/ou secrétariat, 
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, l’orthographe, la rédaction et les conventions de présentation des documents,
• Vous utilisez parfaitement les outils informatiques et les logiciels métiers,
• Vous organisez et suivez efficacement les dossiers, en respectant plannings, délais et procédures de classement,
• Vous vous exprimez clairement et synthétiquement, avec amabilité, courtoisie et diplomatie dans l’accueil et les échanges,
• Vous êtes rigoureux, méthodique, discret, disponible et savez travailler en équipe,
• Vous suivez l’actualité de votre direction et connaissez son organisation fonctionnelle.

Et c’est un vrai plus si : Vous avez une expérience en poste administratif ou secrétariat, de préférence en collectivité ou service public. 

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.