Assistant/assistante de gestion administrative et financière

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de l'Éducation, le service Administration et Finances constitue un service support chargé de la gestion comptable et budgétaire de la direction. Il prend notamment en charge la gestion des crédits pédagogiques des écoles, des travaux dans les établissements scolaires, du versement des subventions aux associations, ainsi que des transports. Il assure également la préparation budgétaire annuelle, la gestion des demandes liées à la sûreté des écoles, le suivi administratif des effectifs, ainsi que la sécurisation des actes produits par la direction.

Vous serez en charge de la gestion des commandes de fournitures et de matériels destinés aux écoles, de la gestion administrative et financière des crédits dédiés aux transports, de la gestion administrative et comptable des crédits alloués aux écoles privées, du suivi des subventions versées ainsi que de la gestion des dossiers RH de la Direction.

Vos missions principales seront :
* La gestion d'un secteur scolaire dans le cadre des commandes de fournitures et matériel destinés aux écoles : 
- vous gérerez les commandes de fournitures et de matériel destinées aux écoles,
- vous mettrez à jour les tableaux de bord de suivi de la consommation des crédits,
- vous élaborerez et suivrez les bons de commande sur les différents marchés et lots,
- vous validerez les commandes des écoles après vérification des crédits disponibles,
- vous mettrez à jour les fiches de crédits des écoles,
- vous traiterez les factures dans le respect des délais de pré-mandatement,
- vous assurerez le suivi des reliquats et des restes à livrer.

* La gestion et le suivi des subventions versées aux associations :
- vous prendrez en charge les demandes via le portail dédié,
- vous tiendrez des tableaux récapitulatifs avant transmission pour arbitrage,
- vous rédigerez et enverrez les courriers-types de réponse aux associations,
- vous préparerez les délibérations à présenter en conseil municipal,
- vous rédigerez les décisions administratives de versement,
- vous procéderez à l’engagement comptable et à la liquidation des subventions votées,
- vous assurerez le suivi financier des subventions attribuées.

* La gestion administrative et financière du marché de transport des écoles : 
- vous gérerez la boîte mail générique dédiée aux transports.

* Le transports des élèves vers les équipements sportifs municipaux :
- vous assurerez le suivi administratif et financier des dossiers,
- vous engagerez les commandes et contrôlerez les facturations mensuelles,
- vous traiterez les factures dans les délais impartis,
- vous gérerez les annulations, modifications et incidents,
- vous coordonnerez les échanges avec l’Inspection académique, les écoles et le titulaire du marché.

* Les transports pour les sorties pédagogiques :
- vous administrerez la plateforme numérique du prestataire,
- vous validerez les commandes après vérification des crédits disponibles,
- vous mettrez à jour les fiches de crédits des écoles,
- vous engagerez les commandes et traiterez les factures dans les délais. 

* Les transports en bus de ville et tramway :
- vous préparerez les titres de transport demandés par les écoles,
- vous renseignerez les tableaux de suivi des crédits écoles.

* Le suivi des dossiers des écoles privées : 
- vous instruirez les demandes d’ouverture ou de modification des établissements,
- vous contrôlerez la participation financière de la Ville aux écoles privées sous contrat,
- vous préparerez les éléments nécessaires au mandatement.

* Le soutien à la cellule RH et juridique de la Direction : 
- vous accompagnerez l’équipe dans la réalisation des missions administratives selon les besoins,
- vous participerez à la gestion administrative des dossiers RH.

Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 4
- Accès Tramway T2/T3 : Arrêt "Grand Arénas" ou "Parc Phœnix"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON
- Accessibilité PMR : OUI
- Travail en open-space : NON
- Télétravail : OUI

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou Bac/Bac Pro en gestion administrative et/ou en comptabilité.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- vous possédez des connaissances élémentaires en comptabilité publique.
- vous savez analyser et interpréter les données,
- vous respectez des procédures de contrôle strictes et minutieuses,
- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- vous avez un bon sens relationnel.