Agent d'accueil et instructeur de dossiers formalités administratives (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service État Civil et Titres d’Identité assure l’accueil, la délivrance d’informations et l’orientation du public, ainsi que la réalisation des formalités relatives à la délivrance de titres et aux compétences du Maire, conformément à la réglementation.

Vous serez en charge de l’accueil téléphonique et physique des usagers, de la prise de rendez-vous, de la pré-vérification des dossiers et de l’orientation du public, du traitement au guichet des demandes de formalités administratives, ainsi que de l’application des procédures relatives aux titres d’identité et des prestations offertes aux usagers au sein d’une maison de service public.

Vos missions principales seront :
* L'accueil et la délivrance de renseignements : 
- vous analyserez et comprendrez la demande et poserez des questions complémentaires si nécessaire,
- vous délivrez immédiatement des renseignements de premier niveau relatifs à l’organisation et au fonctionnement de la collectivité et de ses services,
- vous vérifierez les rendez-vous, prendrez des rendez-vous via le logiciel E-Sirius, pré-vérifierez les dossiers et orienterez les usagers,
- vous tiendrez les tableaux de bord et statistiques,
- vous rendrez compte de votre activité à votre hiérarchie.

* La diffusion de documents : 
- vous remettrez des plaquettes, livrets d’information et questionnaires,
- vous suivrez les stocks de documentation et assurerez leur réapprovisionnement régulier.

Missions secondaires d’instructeur de dossiers : 
* Les formalités administratives :
- vous contrôlerez l’identité du requérant, ses habilitations et les pièces constitutives du dossier,
- vous constituerez des dossiers et délivrerez des attestations et autres documents liés à la procédure selon le domaine concerné,
- vous délivrerez des titres d’identité (cartes nationales d’identité, passeports) et des documents d’état civil (actes, livrets).

* Les connaissances des procédures dans les domaines suivants :
- vous délivrerez les cartes nationales d’identité et passeports biométriques,
- vous procéderez à la légalisation de signature, aux attestations de domicile et aux changements de résidence,
- vous établirez des certificats de vie et certifierez la conformité des documents,
- vous délivrez des actes d’état civil,
- vous gérez les préinscriptions scolaires et l’inscription sur les listes électorales,
- vous réalisez le recensement citoyen et mettez à jour les livrets de famille (duplicata, modifications),
- vous délivrez des attestations d’accueil le cas échéant.

Missions accessoires : 
- vous assurerez le remplacement et la polyvalence inter-DGA (primo accueil dans les Maisons de Services Publics) si vous êtes volontaire.

Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- Déplacements sur les différents sites d’accueil des Maisons de Services Publics
- NBI : OUI
- Groupe RIFSEEP : 5
- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON
- Travail en open-space : OUI
- Accessibilité PMR : OUI
- Télétravail : NON

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP ou BAC à BAC+2 d'accueil/réception et/ou administrative.
Expérience : Expérience similaire souhaitée au sein d'une administration publique.

Compétences :
- vous possédez des connaissances sur les formalités réalisées dans la structure,
- vous connaissez l’organisation fonctionnelle de la collectivité et vous êtes en mesure de renseigner et d’orienter,
- vous analysez et synthétisez les éléments d’une demande pour y donner une suite efficace,
- vous représentez l’image de la collectivité de manière positive et responsable,
- vous possédez des notions d’une ou plusieurs langues étrangères,
- vous utilisez les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous faites preuve de polyvalence, 
- vous êtes disponible et avez le sens du service public, 
- vous savez travailler en équipe.