Gestionnaire administratif (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Logistique et des Moyens Généraux, le service nettoyage assure la mise en propreté et l’entretien régulier de 290 sites administratifs, techniques et culturels sur le territoire métropolitain selon des impératifs de coût, de délai et de qualité, participe à la conservation du patrimoine par l’organisation de travaux d’entretien et de rénovation des sols et des éléments vitrés, et conseille les services en assurant la fourniture des consommables d’hygiène ainsi que des produits et matériels de nettoyage.

Vous serez en charge de participer à l’élaboration des pièces administratives et techniques des marchés publics, d’effectuer le suivi financier et de gérer les dossiers de pénalités en lien avec la comptabilité, de gérer les dossiers RH du service ainsi que de mettre à jour les tableaux de bord.

Vos missions principales seront :
* Le montage et le suivi des marchés : 
- vous participerez à l’élaboration des pièces administratives (acte d’engagement…).et techniques (cahier des charges…) des marchés, 
- vous participerez à l’analyse des offres, élaboration des tableaux d’analyse, 
- vous imputerez et suivrez les dépenses, et calculerez les montants disponibles par marché,
- vous rédigerez et traiterez des annexes aux bons de commande, en lien avec les chefs de secteur, 
- vous assurerez le suivi administratif et comptable de l’exécution des prestations et livraisons, en lien direct avec la comptabilité, 
- vous assurerez le support administratif aux chefs de secteur dans l’élaboration des dossiers de pénalités.

* La gestion RH : 
- vous suivrez les absences et validerez les congés sur HR, traiterez les heures supplémentaires, assurerez le suivi administratif des AT, 
- vous assurerez le suivi de la participation aux formations collectives, 
- vous relaierez les informations RH aux agents, rédigerez les courriers, les notes à destination des agents du service et suivrez les dossiers hygiène et sécurité.

* La mise a jour des tableaux de bord : 
- vous suivrez et mettrez à jour les tableaux de bord du service, 
- vous saisirez les indicateurs mensuels d'activité.

* La gestion de la boîte mail "nettoyage" : 
- vous réceptionnerez les demandes et réclamations transmises par mail via la boîte nettoyage, 
- vous assurerez l’accusé de réception simple et la transmission de la demande au chef de secteur concerné,
- vous mettrez à jour le tableau des réclamations.

* L'accueil et la délivrance des renseignements : 
- vous serez en charge de l’accueil téléphonique, du traitement des appels, du renseignement et de l’orientation des interlocuteurs.

* Le classement et l'archivage de documents.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 5

- Accès Tramway T1 : "Opéra Vieille-Ville"

- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON

- Accessibilité PMR : OUI

- Travail en open-space : NON

- Télétravail : NON

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro secrétariat et/ou de gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

Compétences :
- vous vous conformez aux règles de rédaction des pièces administratives,
- vous maîtrisez les notions liées à l’exécution des marchés publics,
- vous connaissez l'organisation fonctionnelle des collectivités,
- vous utilisez les logiciels standards et métiers nécessaires à votre activité.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez de bonnes qualités relationnelles,
- vous respecterez la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.