Coordonnateur/coordonnatrice des forums et congrès

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, le pôle conseil, stratégie, conception et programmation propose et assure la conduite d'une politique évènementielle et de communication au service de la stratégie et des orientations définies, ainsi que la promotion de la Ville de Nice, de la Métropole Nice Côte d'Azur et du CCAS de la Ville de Nice

Vous serez en charge de piloter les dossiers relatifs à la coordination des forums et congrès nationaux et internationaux portés par la Direction des Relations Publiques, de coordonner les actions des différents interlocuteurs afin d’assurer la bonne réalisation des événements à portée nationale et internationale, et d’assurer les missions de conseil et d’aide à la décision dans les domaines confiés.

Vos missions principales seront :
* La coordination et le support des organismes extérieurs :
- vous piloterez les dossiers relatifs à la coordination de forums et congrès d’envergure nationale et internationale qui sont un enjeu stratégique particulier pour la VDN et/ou la NCA, requérant une attention spécifique ainsi qu’une expertise fine,
- vous assurerez la coordination opérationnelle des événements (aspects logistiques, accueil programmation),
- vous travaillerez en lien étroit avec le Cabinet, la DGS, les élus et les directions opérationnelles,
- vous piloterez les projets afin de garantir la bonne mise en place des congrès,
- vous participerez à la planification annuelle des congrès et forums, anticiperez les procédures et rédigerez les contenus des dossiers à présenter aux instances,
- vous rechercherez des sites d’accueil tout au long de l’année et serez l’interlocuteur privilégié du site Océanice,
- vous serez en contact permanent avec les organisateurs, recueillerez leurs besoins et proposerez des solutions adaptées aux capacités de la Ville de Nice et de la Métropole,
- vous créerez et assurerez le suivi des outils de planning, du cahier des charges, du budget et des délibérations, en lien avec les directions partenaires, 
- vous réaliserez les bilans d’activités des grands évènements,
- vous analyserez et effectuerez des études comparatives (Benchmark), 
- vous serez force de proposition et d'améliorations des process, 
- vous coordonnerez les bilans d'activités des grands événements.

Vos missions occasionnelles seront :
- vous apporterez un support à la DRP lors des grands évènements, notamment pour la coordination des venues de délégations et de troupes étrangères (prises en charge des dossiers évènementiels hors forums et congrès).

* Le suivi des dossiers et l'appui à la Direction : 
- vous assurerez le suivi administratif et financier des projets,
- vous proposerez et mettrez en place des procédures adaptées,
- vous informerez régulièrement la hiérarchie de l’avancement des dossiers.

* La rédaction et la production de documents :
- vous produirez des documents de synthèse, des bilans et des rapports d’activité,
- vous élaborerez des rapports conçus comme de véritables outils d’aide à la décision.

Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 3
- Accès Tramway T1 : Arrêt "Opéra Vieille-Ville"
- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON
- Travail en open-space : OUI
- Accessibilité PMR : OUI
- Télétravail :  NON 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent titulaire de catégorie A de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 en études politiques (EP), des collectivités Territoriales et/ou en Droit public.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :
- vous possédez une expertise confirmée dans votre domaine d’intervention,
- vous maîtrisez le cadre institutionnel aux niveaux national, européen et international,
- vous êtes apte à développer, négocier et à animer des projets transversaux à vocation nationale et internationale,
- vous disposez des connaissances en droit public et veiller attentivement leurs évolutions,
- vous connaissez l’organisation hiérarchique et fonctionnelle de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d’Azur.
- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- vous savez travailler en transversalité et conduire des projets,
- vous faites preuve de diplomatie, d’écoute et d’un bon sens relationnel,
- vous pratiquez une ou plusieurs langues étrangères.