Assistant/assistante de Direction

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Famille qui assure la création, la gestion et le développement quantitatif et qualitatif des différents modes d’accueil de la Petite Enfance, le développement des partenariats avec le tissu associatif et privé, la conduite d’actions de prévention et de promotion de la santé, ainsi que la création, la gestion et le développement de services d’information et de proximité liés aux modes d’accueil en faveur des familles, vous intégrerez les services Admissions et Relations aux Usagers.

Vous assisterez le directeur, assurerez un secrétariat polyvalent, serez en charge de conseiller et de répondre aux usagers, aux services et aux partenaires extérieurs.

Vos missions principales : 
* L'accueil et l'organisation :
- vous accueillerez physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs,
- vous gérerez l’agenda du Directeur : rendez-vous et réunions,
- vous organiserez logiquement les réunions : réservation de salle, convocation, etc,
- vous participerez au suivi de la messagerie du Directeur, 
- vous rédigerez et diffuserez les ordres du jour et comptes-rendus de réunions,
- vous organiserez les déplacements et les événements,
- vous répondrez aux sollicitations du secrétariat de l’Élu / DGA / DGS ou autres services.

* La gestion administrative :
- vous préparerez les fonds de dossiers et mettrez à jour les annuaires, les procédures et les documents ressources,
- vous assurerez le suivi administratif des délibérations et décisions municipales,
- vous gérerez les courriers liés aux subventions et aux conventions,
- vous archiverez les documents et les dossiers,
- vous assisterez dans la mise en place de projets transversaux et tiendrez les outils de suivi d’activité,
- vous gérerez le courrier via le logiciel Elise et les boîtes génériques : veille quotidienne, rédaction des accusés de réception et réponses,
- vous gérerez les parapheurs et les circuits de signatures dématérialisés (Twist et DEMAT),
- vous rédigerez et mettrez en forme des documents,
- vous apporterez un soutien dans l’utilisation d’Oxyad.

* Le conseil et les relations aux usagers :
- vous ferez le lien avec les autres services concernés,
- vous rechercherez des éléments de réponse pertinents,
- vous conseillerez et accompagnerez des familles dans leur recherche d’un mode d’accueil petite enfance,
- vous apporterez un conseil personnalisé pour les situations particulières.

Conditions de travail : 
- Cycle de travail :  37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)
- NBI : NON
- Groupe RIFSEEP : 4
- Accés Tramway L2/L3 : Arrêt "Parc Phoenix"
- Possibilité de stationnement gratuit : OUI 

- Temps partiel possible : NON
- Accessibilité PMR : OUI 
- Travail en open-space : OUI 
- Télétravail : OUI 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10 €), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.


Domaine de diplôme : Diplôme de niveau CAP/BEP à Bac Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Compétences :
- vous connaissez et appliquez les conventions de présentation des documents et la charte graphique,
- vous maîtrisez l’orthographe, la grammaire et la syntaxe, et disposez de qualités rédactionnelles,
- vous connaissez les modes de classement et d’archivage des documents,
- vous maîtrisez l’utilisation de logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux, 
- vous avez une aisance rédactionnelle,
- vous possédez un bon sens relationnel,
- vous êtes dynamique et prenez des initiatives,
- vous faites preuve de discrétion.