Assistant/assistante de direction (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la DGA Exploitation et Territoires, la Direction Déléguée à la Voirie et aux Réseaux est composée de six directions intervenant sur l’exploitation et l’entretien des routes et ouvrages d’art, l’aménagement de voiries et d’espaces publics, la sécurisation du réseau routier, la propreté urbaine, la gestion du domaine public, l’éclairage et la gestion des eaux pluviales, comprenant la Direction Transversale en charge de l’Exploitation et du Support aux Territoires responsable des marchés publics, de la gestion patrimoniale de la chaussée et des ouvrages d’art, de la logistique, du suivi budgétaire et de la suivi accidentologie ainsi que de la régulation du trafic et de la gestion des équipements dynamiques routiers sur le périmètre métropolitain, la Direction du Cycle de l’Eau et de la GEMAPI chargée du service hydrométéo et système d’alerte, du service planification, études et expertise technique ainsi que du service travaux et gestion patrimoniale, la Direction des Réseaux responsable de l’éclairage public et des réseaux concédés et trois Directions Territoriales comprenant la Direction Territoriale Rive Droite du Var, la Direction Territoriale Collines et Littoral Est et la Direction Territoriale Tinée et Vésubie. 

Vous serez en charge d’assurer le secrétariat de la Direction Déléguée Voirie et Réseaux (DDVR) ainsi que l’intérim du secrétariat de la Direction Exploitation et Support des Territoires (DEST), d’être le relais des différentes directions de la DDVR pour les réponses aux courriers et le suivi des parapheurs, y compris les corrections sollicitées, de veiller au respect des délais de réponse et d’assurer la relance des directions, et de réaliser la mise en forme de synthèses pour le compte de la DDVR, tels que rapports et recensements de formations. 

Vos missions principales :
* L’organisation et la gestion administrative :
- vous organiserez des réunions de travail (internes/externes) et prendrez les rendez-vous,
- vous assurerez l’accueil direct et téléphonique : accueil, filtrage et orientation des appels, transmission et prise de messages, ainsi que le renseignement,
- vous dactylographierez et mettrez en forme des documents (notes, courriers…),
- vous assurerez le relai avec le secrétariat du DGA et des différentes directions de la DDVR,
- vous collecterez les informations pour le compte de la DDVR (notamment suite aux sollicitations internes NCA) et les synthétiserez.

* Le secrétariat de la direction : 
- vous gérerez le suivi du courrier via le logiciel dédié, sa lecture, son enregistrement, sa ventilation et sa distribution, tout en effectuant les relances nécessaires,
- vous utiliserez HR Access pour valider les congés, autorisations de conduire, pointages et demandes de télétravail,
- vous vérifierez, corrigerez et validerez les délibérations avant leur envoi dans le circuit des visas,
- vous contrôlerez et validerez les ordres de missions et assurerez le suivi des demandes,
- vous passerez les commandes de fournitures et distribuerez les tickets restaurant et les fiches de paie,
- vous assurerez le contrôle formel et la mise en parapheur des documents pour signature (directeur délégué, DGA, DGS, DGST, élus, Président),
- vous organiserez le planning des astreintes DDVR et planifierez les congés des directeurs, en veillant au respect des intérims.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 4

- Accès Tram ligne 2/3 : Arrêt "Grand Arénas"

- Possibilité de stationnement gratuit : Selon places disponibles

- Temps partiel possible : NON

- Accessibilité PMR : OUI 

- Travail en open-space : NON

- Télétravail : NON

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans les domaines du secrétariat et/ou de la gestion administrative.

Expérience :  Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public. 

Compétences :
- vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ainsi que les applications métiers, notamment SELF RH,
- vous êtes réactif et disponible face aux sollicitations,
- vous maîtrisez l’orthographe et les techniques rédactionnelles,
- vous connaissez l’organisation fonctionnelle de la Métropole ainsi que ses procédures internes.

Qualités recherchées :
- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,
- vous faites preuve de réactivité et d’adaptabilité,
- vous possédez un bon sens du relationnel et appréciez le travail en équipe,
- vous êtes disponible et polyvalent.