Gestionnaire administratif du protocole (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, la Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des évènements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.

Vous serez en charge de gérer les demandes protocolaires, de gérer et de suivre les invitations, de préparer, organiser et suivre le bon déroulement des manifestations officielles des élus de la collectivité, ainsi que de gérer et de mettre à jour les fichiers protocolaires.

Vos missions principales seront :

* La gestion et la coordination des fichiers protocolaires :

- vous mettrez à jour les listings et effectuerez des recherches complémentaires,
- vous concevrez et mettrez en oeuvre des fichiers de suivi,
- vous suivrez, superviserez et exploiterez ces fichiers.

* La gestion et la coordination des demandes protocolaires :

- vous traiterez les demandes reçues,
- vous suivrez l'exécution des demandes.

* La gestion des invitations :

- vous enverrez des invitations informatiques en relation avec les chefs de projets,
- vous actualiserez les tableaux de bord en fonction des retours.
 
* L'accueil téléphonique :

- vous assurerez l'accueil du pôle demandes protocolaires de la Ville de Nice et de la Métropole Nice Côte d'Azur,
- vous effectuerez des relances téléphoniques dans le cadre d'évènements importants.
 
* La gestion administrative :

- vous créerez des invitations informatiques,
- vous établirez divers tableaux de bord,
- vous participerez à des réunions de travail,
- vous mettrez en forme des documents protocolaires (cavaliers, bandeaux pupitres, etc...).

Missions occasionnelles :
- vous accueillerez et placerez les personnalités lors des évènements,
- vous préparerez, organiserez et suivrez le bon déroulement des manifestations officielles des élus de la collectivité.

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 5

- Accès Tramway T1 : Arrêt "Opéra Vieille-Ville"

- Possibilité de stationnement gratuit : NON

- Temps partiel possible : NON

- Travail en open-space : OUI

- Accessibilité PMR : OUI

- Télétravail :  NON 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent titulaire de catégorie C de la filière administrative.

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative ou secrétariat.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

- vous possédez des connaissances élémentaires en gestion protocolaire,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique,

- vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales,

- vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,

- vous savez travailler en équipe,

- vous savez respecter la confidentialité d'informations traitées ou connues.