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Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction des Espaces Verts, le Service administratif et financier regroupe plusieurs unités : marchés publics, comptabilité, ressources humaines et secrétariat. Le service assure le suivi administratif du personnel, la gestion des procédures internes, ainsi que le traitement des échanges avec les usagers et les partenaires institutionnels.

Vous serez en charge de l’accueil téléphonique, de la gestion administrative du personnel, ainsi que des tâches courantes de secrétariat.

Vos missions principales seront :

- vous traiterez les absences (saisie informatique des congés, gestion des justificatifs, etc..),

- vous établirez les demandes de mission (réservation des titres de transport, élaboration des états de frais, etc..),

- vous assurerez le suivi des carrières (transmission et centralisation des fiches de poste en lien avec la DRH, etc..),

- vous gérerez les campagnes d’évaluation (transmission des documents aux responsables, centralisation et renvoi à la DRH, etc..),

- vous diffuserez les convocations (notamment pour les visites médicales) et tiendrez à jour le tableau des restrictions médicales,

- vous constituerez et mettrez à jour les dossiers administratifs des agents,

- vous gérerez et distribuerez les titres-restaurant,

- vous suivrez les demandes de remboursement liées aux formations et concours,

- vous assurerez l’accueil physique et téléphonique du service (renseignements, orientation des usagers, etc..),

- vous transmettrez les dossiers types à la DRH (médailles, cumuls d’activités, etc..),

- vous répondrez de manière réactive aux sollicitations de votre hiérarchie,

- vous classerez et archiverez les dossiers des agents.

 

Missions de secrétariat :

- vous gérerez les déclarations de travaux à proximité des réseaux (DICT),

- vous traiterez les courriels de la boîte générique de la direction,

-vous rédigerez et mettrez en forme les courriers et documents à signer,

- vous enregistrerez les courriers entrants et sortants,

- vous suivrez et traiterez les courriers via l’outil métier dédié,

- vous assurerez le suivi et le visa des parapheurs des services,

- vous assurerez l’accueil téléphonique de la direction,

- vous filtrerez les accès au site de la direction.

 

Conditions de travail :

- Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite)

- NBI : NON

- Groupe RIFSEEP : 4

- Accès

- Possibilité de stationnement gratuit : Selon places disponibles.

 

- Temps partiel possible : OUI

- Accessibilité PMR : NON

- Travail en open-space : NON

- Télétravail : OUI

 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.

 

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC PRO en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

 

Compétences :

- vous savez distinguer l'urgent et l'important afin de hiérarchiser ainsi les priorités,

- vous maîtrisez les techniques de secrétariat,

- vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.

 

Qualités recherchées :

- vous êtes organisé, méthodique et rigoureux,

- vous faites preuve de discrétion professionnelle et de vigilance,

- vous avez un bon sens relationnel,

- vous avez de bonnes capacités relationnelles et d’adaptation.