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Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le service Etat Civil et Titres d'Identité assure l'accueil du public et la gestion des rendez vous.

Il dresse, met à jour, délivre les actes de l’état civil , gère les registres et organise les cérémonies (mariages, baptêmes, PACS).

Il réalise les formalités relatives à la délivrance de titres et collabore avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes…).

En qualité d'Agent de guichet multifonctions, vous assurerez l'accueil et informerez le public.

Vous réaliserez les formalités liées aux compétences du Maire : cartes d’identité, passeports, certificats divers, délivrances d’actes d’état civil, enregistrement de demandes de duplicatas de livrets de famille, légalisations de signature etc.

 

MISSIONS PRINCIPALES :

Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :

• de la règlementation en vigueur.
• des procédures internes.
• des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.

 

* Accueil du public et traitement au guichet des demandes des formalités ci-après listées avec :

Contrôle de l’identité du requérant, des habilitations, des pièces constitutives du dossier.

Constitution de dossiers et délivrance d’attestations, de reçus et de tout autre document lié à la procédure en fonction du domaine.

Délivrance de titres d’identité (cartes nationales d'identité et passeports) ou de documents d’état civil (actes, livrets) avec contrôle préalable du titulaire et du demandeur.

Délivrance de renseignements divers en matière d’état civil et de formalités administratives.

 

* Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :

Cartes nationales d’identité et passeports biométriques.

Traitement des dossiers de PACS.

Certificats administratifs (de bonne vie et mœurs, de vie, de résidence).

Certification conforme de documents.

Légalisation de signature (dont attestations de domicile et changements de résidence).

Médailles du travail pour le secteur privé.

Préinscriptions scolaires.

Préinscription ou changement d’adresse sur les listes électorales.

Recensement citoyen.

Visites aux tombes.

Délivrance d’actes d’état civil détenus soit par la Ville de Nice, soit transmis par des mairies ou services extérieurs.

Enregistrement des demandes de duplicata et mise à jour de livret de famille.

 

MISSIONS OCCASIONNELLES :

 

* Aide au traitement des activités de back-office :

Contacts avec les partenaires institutionnels (internes et externes).

Vérification quotidienne des dossiers établis par les collègues de la section. Transmission au partenaire interne ou externe compétent.

Suivi des dossiers particuliers ou sensibles, relances téléphoniques.

Tenue de statistiques de l’activité de la section.

Information permanente de la hiérarchie de l’activité de la section.

 

* Aide au traitement des demandes d’actes (courrier, Comédec, internet, mails)

 

* Polyvalence avec le poste à l’accueil.

 

* Participation et accompagnement de l’élu en salle pour les cérémonies de mariages et de PACS, en semaine et le samedi par roulement :

Prise de parole en public et lecture de l’acte.

 

MISSIONS EXCEPTIONNELLES :

* Participation aux missions de toute section du service en cas de nécessité, pour intervenir en renfort.

 

* Réception des usagers à l’accueil du service par roulement.

 

MISSIONS ANNEXES :

* Polyvalence des missions exécutées au sein des différents services de la Direction en cas de nécessité.

* Polyvalence géographique.

 

Conditions de travail:

-  Cycle de 37h30 (amplitude horaire du service 8h-18h) + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).

-  Accueil du public.

-  Travail de bureau sur écran , au guichet ou à l’accueil.

-  Arrêtés de délégation de signature (Officier de l’Etat Civil).

-  Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service.

-  Utilisation d’un équipement informatique et technique (badge personnel d’accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d’alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur).

- NBI : oui

- RIFSEEP 5

- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Risques de chute (escaliers), d’agression verbale et physique par le public.

- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l’arrêt :

- Temps partiel possible : non

- Accessibilité PMR : oui

- Travail en open space : oui

- Poste éligible au télétravail : non

- Véhicule de service : non

 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

 

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.

Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme :

BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.

Compétences :

Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions. 

Faire preuve d’amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l’accueil et l’information du public. 

Analyser et synthétiser les éléments d’une demande pour lui donner une suite efficace. 

Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité.

Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction. 

Savoir temporiser les comportements agressifs. 

Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d’exécution. 

Maîtriser l’utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition. 

Maîtriser une langue étrangère.

 

Qualités requises :

Sens du contact et de l’accueil / diplomatie.

Disponibilité et polyvalence.

Discrétion.

Rapidité d’exécution.

Rigueur et fermeté.

Esprit du service public.

Culture de l’esprit d’équipe.