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Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Contexte du recrutement et définition de poste

La Direction des Relations avec les Familles et les usagers et Guichet unique Nice facile, de la DGA Famille, Education, Sport et Loisirs a pour mission de :

- Mesurer la satisfaction des usagers et des familles.

- Développer des applications ou sites permettant de simplifier les démarches numériques.

- Proposer aux usagers un accompagnement aux démarches en lignes relatives à l’éducation, à la petite enfance, aux sports et loisirs, et une orientation vers les services en charge du social et du handicap.

 

En qualité d'Assistant de gestion administrative et de ressources humaines, vous assurerez la gestion des dossiers du personnel, le traitement et la gestion des dossiers administratifs; la gestion de l’information, le classement et l'archivage de documents, la planification et le suivi.

 

MISSIONS PRINCIPALES :

 

CORRESPONDANCE RH DE LA DIRECTION :

· Rédiger et actualiser les procédures de gestion des ressources humaines.

· Suivre et classer des actes administratifs relatifs aux carrières des agents.

· Traiter ou mettre à jour les documents relatifs à la gestion des ressources humaines.

· Planifier et suivre les demandes spécifiques individuelles ou collectives des agents (visites médicales, formations etc.)

· Suivre et saisir des absences spéciales sur le logiciel de gestion HR.

· Gérer les indicateurs RH de la Direction (tableau de présence, télétravail etc.).

 

SUIVI ADMINISTRATIF :

· Préparer les supports dédiés aux comités de pilotage et comités techniques : centraliser les données et mettre en forme en lien avec les services et le Directeur.

· Vérifier, mettre en forme et suivre les parapheurs de la Direction et les tableaux de bord associés.

· Gérer l’économat du bâtiment (suivi budget responsabilité).

· Assurer la gestion des appels du Directeur et Directeur Adjoint.

· Gérer des réunions internes à la Direction : planification, préparation de fonds de dossier, prise de note et mise en forme et diffusion des comptes rendus.

· Gérer les doléances des usagers sur le logiciel de gestion des courriers, rédiger des projets de réponse et suivre les signatures.

 

SUIVI FINANCIER :

· Saisir, contrôler et suivre des tableaux relatifs aux gardiennages et le planning des tournées de la Brinck’s afin de s’assurer du respect des devis et de la facturation.

· Préparer les Services faits (document word) à mettre à la signature du Directeur et Directeur Adjoint.

· Numériser des pièces dans Apiname (GED) en vue du traitement comptable par la DAF.

· Prendre en charge toute autre mission administrative en lien avec la DAF.

 

COMMUNICATION ET VALORISATION DE LA DIRECTION :

· Assurer une veille sur les divers supports (Chatbot, Nice.fr) en rapport avec l’activité de la Direction (Inscriptions, paiements, actualités) et procéder à l’actualisation en lien avec le référent communication.

· Gérer les demandes en reprographie des flyers, dossiers proposés aux usagers.

 

Conditions de travail :

 

- Cycle de travail : 37,30 h sur 5j + 14j de RTT ( journée de solidarité déduite).

- Travail de bureau ou en extérieur : travail de bureau.

- Utilisation d'équipements informatiques : oui.

- Téléphone portable professionnel : non.

- NBI : non.

- RIFSEEP 4.

 

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

 

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT).

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative.

 

Expériences :Expérience souhaitée sur un poste similaire.

 

Domaine de diplôme : BAC Pro Administratif, BUT GEA.

 

Compétences :

· Savoir distinguer l’urgent de l’important et prioriser les demandes.

· Connaitre l’organisation de la Direction Générale Adjointe Famille, Education, Sports et Loisirs et savoir se repérer dans l’environnement de la collectivité.

· Maitriser les procédures, les logiciels standards et/ou métier.

· Connaitre les outils bureautiques.

· Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace.

· Connaître les diverses procédures liées à la fonction de correspondance RH.

· Assurer une veille en matière de ressources humaines.

· Respecter la confidentialité des informations connues.

· Respecter les procédures administratives en vigueur.

· Véhiculer une bonne image de son institution et du service public.

· Savoir rédiger et synthétiser des données.

· Maîtriser la communication orale et l’adapter selon son interlocuteur.

· Savoir prendre des notes et saisir des documents de formes et de contenus divers.

· Gérer et actualiser une base d'informations.

· Se former et actualiser ses connaissances en matières RH et administratives.

 

Qualités :

- Sens du service public.

- Connaissance de la culture territoriale.

- Discrétion et confidentialité.

- Organisation et rigueur.

- Gestion du stress.

- Sens de l’initiative et réactivité.

- Autonomie et sens des responsabilités.

- Sens du travail en équipe.

- Sens relationnel.

- Capacité d’écoute.

- Bonne présentation et langage adapté.

- Maitrise de l’outil informatique.